Documentautomatisering
Om u een indruk te geven van onze werkwijze beschrijven wij hieronder en op volgende pagina's hoe de sjablonen worden opgebouwd (klik op een afbeelding om deze vergroot weer te geven. Klik nogmaals op de afbeelding om de vergroting ongedaan te maken). Nadat een huisstijl door een ontwerpbureau is vastgelegd, leggen wij o.a onderstaande huisstijlelementen vast in een sjabloon:
- logo's
- marges
- vaste tekstelementen
- lettertype
- lettergrootte
- regelafstand
- inspringen, opsommingstekens en afstand
- kopjes (automatische nummering, opmaak en witruimtes)
- positionering variabele gegevens (zoals kenmerk, bijlage, cc, referentienummer)
- vaste opmaak tabellen
- vaste opmaak figuren en bijschriften
- inhoudsopgave, etc.
Gegevens
Vervolgens leggen we samen met de opdachtgever vaste welke (vaste) gegevens in een document opgenomen moeten worden. Denk bijvoorbeeld aan adresgegevens uit een CRM-pakket, een (automatisch ophogend) kenmerk, ondertekening, digitale handtekening, keuze uit aanhef en afsluitgroet (hoogachtend/met vriendelijke groet), etc., etc. Deze gegevens kan de gebruiker op eenvoudige wijze in een venster invoeren dan wel selecteren. Vervolgens maakt onze applicatie het document aan. De vaste gegevens in een document worden vaak beveiligd zodat de gebruiker niet per ongeluk bijvoorbeeld de adresgegevens kan verschuiven en deze bijvoorbeeld zich niet meer gecentreerd voor het venster van de envelope bevinden. Wil de gebruiker de (vaste) gegevens wijzigen dan wordt het eerder genoemde venster opgeroepen en kan de gebruiker (gecontroleerd) gegevens wijzigen.
In het geval van een brief onderscheiden we drie secties: de bovenste met daarin de adresgegevens, datum, kenmerk, aanhef, etc. Vervolgens het deel waarin de gebruiker de brieftekst typt en tot slot het laatste deel met daarin de afsluitgroet, eventuele digitale handtekening, naam en functie ondertekenaar, bijlage(n), etc. Het eerste en laatste deel worden door onze software 'gestuurd'. Het middelste deel is het 'vrije veld' voor de gebruiker. Alhoewel we daar ook nog restricties kunnen aanbrengen zoals bijvoorbeeld een vast lettertype en hoogte.
Sjabloon selecteren
Door op een knop in het menu te klikken verschijnt een venster met daarin alle beschikbare sjablonen. De gebruiker kiest een sjabloon en vult vervolgens in een venster alle benodigde gegevens in of selecteert deze uit een lijst. De gebruik klikt op OK om het document te laten 'genereren'. De cursor staat op de juiste plaatst en de gebruiker kan direct starten met het typen van tekst.
