Waarom een huisstijl
Ondanks, of beter gezegd, dankzij de automatisering wordt er dagelijks een enorme hoeveelheid
aan informatie op papier geproduceerd. Omdat met name de Windowsprogramma's uitgebreide
opmaakmogelijkheden bieden, ontwikkelen medewerkers snel hun eigen voorkeur voor de wijze
waarop zij deze informatie presenteren.
Vanuit de organisatie is deze ontwikkeling, met name als het gaat om uitgaande correspondentie,
vaak minder gewenst. Het zorgvuldig opgebouwde bedrijfsimago wordt hierdoor weer (gedeeltelijk)
teniet gedaan. Ook voor interne documenten is één layout wel zo duidelijk voor
alle betrokkenen. Bovendien is het ontwerpen van een huisstijl over het algemeen een relatief
kostbare zaak.
Standaardisatie en efficiëntie zijn beiden goede redenen om te denken aan de implementatie
van uw huisstijl in de bestaande programmatuur. Maatwerkvoorzieningen kunnen de gewenningsperiode
– en ook de opleidingstijd – voor gebruikers flink bekorten. Documenten zijn
sneller klaar, omdat alleen aan de inhoud wordt gewerkt. Dat betekent vanzelfsprekend een
belangrijke kostenbesparing.
Wat houdt implementatie van een huisstijl in?
Implementatie van een huisstijl is het inventariseren en formaliseren van de kenmerken van uw
bedrijfslayout. U kunt hierbij denken aan het lettertype, logo's, witruimtes, soort gegevens
(zoals relatiegegevens, datum, paginanummer, documentnaam) en hun positie op de pagina.
Om ervoor te zorgen dat uw medewerkers zich niet om deze zaken hoeven te bekommeren en zich
puur kunnen richten op de daadwerkelijke inhoud van het document, kunnen deze afspraken in de
door u gebruikte programma's worden vastgelegd. Daarbij wordt gebruik gemaakt van sjablonen,
macro's, aangepaste werkbalken en menustructuren.
Wat is het beste moment?
Een bij uitstek geschikt moment voor de invoering van een huisstijl is bij de overstap naar
geheel nieuwe programmatuur of naar nieuwe versies. De noodzakelijke opleidingen kunnen dan
gecombineerd worden met de invoering van de huisstijl. Daar de huisstijl de gebruikers in de
meest voorkomende handelingen de weg wijst, leidt dat in de praktijk tot een aanzienlijke
verkorting van de leerperiode.
Hoe komt de implementatie van een huisstijl tot stand?
Natuurlijk komt er bij zo'n project heel wat kijken. Afhankelijk van uw uitgangssituatie,
wensen en verwachtingen zullen de volgende stappen deel uitmaken van de voorbereiding en
realisatie:
- Bepalen met welke hardware en programmatuur u werkt of gaat werken. Bieden deze de gewenste functionaliteit?
- Bepalen welke documenten er nu in uw organisatie gemaakt worden en op welk (voorbedrukt?) papier. Nagaan welke van deze documenten gestandariseerd kunnen worden.
- Bepalen tot op welk niveau u het maken van deze documenten wilt automatiseren.
- Bepalen van de gewenste layout en eventuele andere voorzieningen voor elk van deze documenten – een en andere desgewenst in samenwerking met een professioneel grafisch ontwerpbureau.
- Bepalen in hoeverre de realisatie, implementatie, documentatie, opleidingen en onderhoud uitbesteed zullen worden of in eigen beheer kan worden uitgevoerd.
- "Programmeren" van de sjablonen, code, werkbalken en menustructuren voor de diverse documenten en de bijbehorende applicaties.
- Testen door een kleine, geselecteerde groep gebruikers en op- en aanmerkingen verwerken.
- Opleidingen voor alle betrokken medewerkers en implementatie van de huisstijl op het netwerk en/of stand-alone werkplekken.
