Wettelijke eisen aan bedrijfscorrespondentie
Bij het ontwerpen en automatiseren van documenten zijn er een aantal wettelijke bepalingen die in acht moeten worden genomen. Zo moet het handelsregisternummer van de Kamer van Koophandel* moet vermeld worden op:
- brieven
- orders
- facturen
- offertes
- website
- e-mailberichten (tenzij het reclame-uitingen betreft).
*) Behalve bij verenigingen en stichtingen zonder onderneming
In het geval de handelsnaam afwijkt van de statutaire naam moet de volledige statutaire naam op alle correspondentie worden vermeld. B.V.'s en N.V.'s moeten ook de statutaire zetel van de rechtspersoon vermelden.
Facturen
Als uw afnemer BTW wil kunnen verrekenen dan moet uw factuur volledig en correct zijn. De volgende gegevens moeten verplicht vermeld worden:
- BTW-nummer
- KvK-nummer
- Volgnummer factuur (oplopend nummeren!)
- Factuurdatum
- Naam adres onderneming
- Naam adres klant
- Omschrijving, aantal geleverde goederen of verleende diensten čn de datum waarop
- Prijs exclusief BTW
- BTW-tarief
- BTW-bedrag
- Totaal te betalen bedrag
- Uw bank- en/of girorekeningnummer(s) - niet verplicht wel handig!
Wat ook handig is, is om uw rekeningnummer in een leesbare letter en grootte nabij het te betalen bedrag te plaatsen.
Algemene voorwaarden
Als u algemene voorwaarden gebruikt, dan moeten deze voorafgaand aan de totstandkoming van de overeenkomst van
toepassing zijn verklaard en aan de klant zijn overhandigd. Enkel verwijzen naar gedeponeerde algemene voorwaarden
is niet voldoende!
Het is raadzaam om de tekst van de voorwaarden op de achterzijde van uw briefpapier en offertes af te drukken.
ProDoc heeft een tool ontwikkeld om dat met 1 druk op de knop te realiseren zonder dat u steeds het document met
de algemene voorwaarden hoeft op te halen en in te voegen in uw actieve document.
